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株式会社JTBグローバルアシスタンス 個人情報保護方針


個人情報保護方針

当社は、ご契約先企業の会員など個人のお客様に対して、ご旅行の受付、手配をはじめ、旅行に関するさまざまなアシスタンスサービス業務をコールセンター方式で、当社ならびに提携会社を通じた世界の主要各国のデスクで提供し、自由、安全、快適なご旅行をサポートしております。
このような事業を通じて、お預かりしたお客様の重要な個人情報を確実に保護することは当社の事業の存続、発展のため、最優先かつ不可欠であると考えます。 そのために、当社は以下の事項を実施することを宣言し、お約束いたします。

1.
JIS Q 15001規格に適合した個人情報保護に関する個人情報保護マネジメントシステムを作成し、役員及び全従業員がこれを遵守します。
2.

個人情報の取得、利用、提供等の取扱いは、前記個人情報保護マネジメントシステムに従い業務上必要な範囲内において、適法・公正な手段によって取得し、目的の範囲内で利用、提供等を行います。利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い(以下、「目的外利用」)は行いません。また、目的外利用を行わないための措置を講じます。取得した特定個人情報は、番号法で定める利用目的、提供の範囲内でのみ利用し、提供します。

3.
当社内で扱うすべての個人情報について、不正なアクセス、紛失、破壊、改ざん、漏洩等のリスクに対する、組織的・技術的に合理的な防止策ならびに是正策を実施します。
4.
個人情報保護及び特定個人情報の適正な取扱いに関する法令、ガイドライン、社会規範、業界規則や慣習、公序良俗を遵守します。
5.
個人情報及び個人情報保護マネジメントシステムに関するご意見及び開示請求等のお申し出は当社お客様相談室にて受け付け、適切かつ迅速な対応を行います。
6.
個人情報保護マネジメントシステムについて、定期的に監査を行う等点検し、継続的に改善を実施します。

(制定)平成16年7月 1日
(改訂)平成27年11月 1日
株式会社JTBグローバルアシスタンス
代表取締役社長 白井 敬二


個人情報の取り扱いについて

1. 当社の保有する個人情報及び当社の個人情報保護管理者の職名、所属及び連絡先

(1)
お客様がご旅行等の申込等にあたり当社にご提供いただいた個人情報の一部
(2)
業務委託に伴い預託された旅行積立金申込等に関する個人情報の一部
(3)
当社で就業する社員、採用応募者の個人情報
(4)
当社で就業する社員及び社員の扶養親族、及び当社が支払調書等を作成する継続的契約関係のある個人の個人番号(マイナンバー)
(5)
当社の個人情報保護管理者:お客様相談室長 (連絡先は下記9のお客様相談室となります)

2. 個人情報の利用目的

(1)
ご旅行等の申込の際に提出された申込書等に記載された個人情報
お客様との連絡のために利用させていただくほか、お客様がお申し込みいただいた旅行において運送・宿泊機関等の提供する旅行サービスの手配及びそれらのサービスの受領のための手続に必要な範囲内で利用させていただきます。
※当社にお電話いただいた際の通話内容は、通話内容の確認や、応対品質向上の目的で録音させていただいております。
(2)
業務委託に伴い預託された個人情報
契約先企業から委託を受けた各種業務(旅行申込み受付及び旅行手配・各種旅行情報の提供業務、旅行傷害保険関連業務・旅行積立金業務・JTBカード口座引き落とし問合せ業務)を通じて、受託契約先事業者に属する各会員様およびお客様に対するサービスの提供に必要な範囲で利用します。
(3)
社員、採用応募者の個人情報
業務管理、人事労務管理、健康管理、セキュリティ管理に必要な範囲内で利用させていただきます。

3. 個人情報の第三者提供

当社では取得した個人情報を、業務目的の達成に必要な範囲において、以下の要領で第三者に提供する場合がございます。

(1)
第三者に提供する目的
旅行申込及びご依頼いただいたサービスの提供に必要な予約及び手続き等のため
(2)
提供する個人情報の項目
氏名、住所、性別、年齢、パスポート番号、クレジットカード番号などのうち、予約・手配等に必要な情報
(3)
提供の手段又は方法
1.(送付の場合)[1]書面をFAXにて送信、または電話にて口頭でお伝えします。[2]記憶媒体はパスワードをかけて保存した上で、宅配便により送付します。
2.(予約専用端末による第三者提供の場合)入力場所の施錠、システムへのログインパスワード設定及びログの取得等セキュリティを維持した環境での入力を行います。
3.(電子的な受け渡しの場合)パスワードをかけたファイルを送付します。パスワードは別途メールにて連絡します。
(4)
提供を受ける者の組織の種類、属性
旅行手配先、運送機関および宿泊機関、サービス提供先、お客様よりご依頼いただいた必要な連絡先
(5)
個人情報の取扱いに関する契約
個人情報の取り扱いにつきましては、機密保持契約によって提供先が適切に個人情報保護を行なうよう義務付けています。
(6)
当社は、上記(1)〜(5)に掲げる場合の他、次の場合にお客様の個人情報を第三者に提供することがございます。
1.ご本人様の同意がある場合
2.法令に基づく場合
3.人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難な場合
4.公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難な場合
5.国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人様の同意を得ることによって当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合

4. 個人情報取扱いの委託

当社は事業運営上、お客様により良いサービスを提供するために業務の一部を外部に委託しています。業務委託先に対しては、お客様の個人情報を預けることがあります。この場合、個人情報を適切に取り扱っていると認められる委託先を選定し、契約等において個人情報の適正管理・機密保持などによりお客様の個人情報の漏洩防止に必要な事項を取決め、適切な管理を実施させます。

5. 個人情報の開示等の請求

6. 特定個人情報の取扱いについて

(1)
当社は、番号法で定める利用目的の範囲内でのみ個人番号を利用いたします。
(2)
当社は、番号法で定める提供先以外の第三者へ提供いたしません。
(3)
当社は、番号法で定める個人番号関係事務が終了した場合、速やかに当該個人番号を削除もしくは消去いたします。

7. 個人情報を提供されることの任意性について

お客様が当社に個人情報を提供されるかどうかは、お客様の任意によるものです。ただし、必要な項目をいただけない場合、各サービス等が適切な状態で提供できない場合があります。

8. ご本人が容易に認識できない方法によって取得する場合について

クッキー(Cookies)は、お客様が当社のサイトに再度訪問された際、より便利に当サイトを閲覧していただくためのものであり、お客様のプライバシーを侵害するものではなく、またお客様のコンピューターへ悪影響を及ぼすことはありません。
また当社のサイトでは個人情報を入力していただく部分にはすべてSSL(Secure Sockets Layer)のデータ暗号化システムを利用しております。さらに、サイト内における情報の保護にもファイアウオールを設置するなどの方策を採っております。ただし、インターネット通信の性格上、セキュリティを完全に保証するものではありません。あらかじめご了承ください。

9. 個人情報のお問合せ先(お客様相談室)

個人情報に関するお問合せにつきましては、下記窓口にて受け付けております。
〒101-0032 東京都千代田区岩本町2-1-15 吉安神田ビル
株式会社JTBグローバルアシスタンス お客様相談室
電話番号:03-3865-4715 (平日 10:00〜17:30/土日・祝日・12月30日〜1月3日休)

10. 認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先

一般財団法人日本情報経済社会推進協会
個人情報保護苦情相談室
〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル12F
TEL 03-5860-7565/0120-700-779

社員採用における個人情報の取り扱いについて

当社の社員採用にあたり、ご記入いただいた応募者の個人情報の取扱いは以下の通りです。

(1)
応募者の方から寄せられた個人情報は、採用目的のみに使用し、他の目的には一切使用いたしません。
(2)
採用選考にあたり、応募書類を送付いただけない場合、または必要な情報を提供いただけない場合は、採用選考の対象外とさせていただきますので予めご了承ください。
(3)
採用選考にあたり送付いただいた応募書類は返却いたしません。個人情報は、当社個人情報保護規定及び個人情報保護細則に則り、当社にて厳重に管理いたします。
(4)
応募者の方から寄せられた個人情報は、第三者へ提供することはいたしません。
(5)
応募者の方から寄せられた個人情報は、応募者本人の同意を得ることなしに第三者へ委託することはいたしません。
(6)
応募者の方から寄せられた個人情報の利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止のご要望がある場合は次項の問合せ先までお電話でご連絡ください。
(7)
社員採用における個人情報のお問合せ先
社員採用における個人情報に関するお問合せにつきましては、下記窓口にて受け付けております。
〒101-0032 東京都千代田区岩本町2-1-18 フォロ・エム
株式会社JTBグローバルアシスタンス
人事担当:総務部総務チームマネージャー
電話番号:03-3865-4661(平日 10:00〜17:30/土日・祝日・12月30日〜1月3日休)

お客様情報に関する利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止について

当社で保有している開示対象個人情報に関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求(以下、「開示請求等」といいます)につきましては、当社所定の請求書により、以下の手続きにて対応させていただきます。

1. 開示請求等の方法について

当社が保有する個人情報の開示請求等については、下記のお客様相談室で承ります。
【お客様相談室】
〒101-0032 東京都千代田区岩本町2-1-15 吉安神田ビル
株式会社JTBグローバルアシスタンス お客様相談室
電話番号:03-3865-4715 (平日 10:00〜17:30/土日・祝日・12月30日〜1月3日休)

(1)
「利用目的の通知、開示、削除、消去、第三者への提供の停止」の請求方法
下記の必要書類①〜③を当社お客様相談室宛にご郵送ください。ご郵送料はお客様のご負担となります。
①当社所定の開示請求等申請書
当社ホームページより開示請求等申請書をダウンロードしていただくか、当社お客様相談室へ所定の開示請求等申請書をご請求いただき、必要事項をご記入願います。
※当社は原則郵送により開示請求等申請書を送付します。
②運転免許証の写し、または住民票の写し
※住民票の写しをご提出いただく場合は、マイナンバーの記載が無いものをご提出してください。
※本人確認のためにご提出いただく各証明書写しについて、本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。
※当該各証明書の写しに記載されたお客様の住所あてに文書を書留郵便により送付します。
③開示対象個人情報の利用目的の通知、開示のために要する手数料として822円分の郵便切手(削除、消去、第三者への提供の停止の場合、手数料は不要です。)
※非開示と決定した場合は郵送で通知いたします。お送りいただいた郵便切手は返却いたしませんのでご了承ください。
(2)
「内容の訂正、追加、利用の停止」の請求方法
ご本人様からのご連絡に限り、当社お客様相談室にてお電話で承ります。ご本人確認のため、当社にご登録いただいている個人情報のうち、ご本人確認が可能な2項目程度の情報(例:電話番号、生年月日等)を当社からお問合せさせていただきます。

2. 代理人様による「開示等の請求」の場合

上記1.の(1)の書類に加えて、下記2.(1)の代理人である事を証明する書類の写しのいずれか及び2.(2)代理人様ご自身を証明する書類の写しのいずれかを同封してください。

(1)
代理人である事を証明する書類
<開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合>
1.本人の委任状(原本)
<代理人様が未成年者の法定代理人の場合>
1.戸籍謄本
2.住民票(続柄の記載されたもの)
3.その他法定代理権の確認ができる公的書類
<代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合>
1.後見登記等に関する登記事項証明書
2.その他法定代理権の確認ができる公的書類
(2)
代理人様ご自身を証明する書類の写し
1.運転免許証
2.住民票
※住民票の写しをご提出いただく場合は、マイナンバーの記載が無いものをご提出してください。
※尚、本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。

3. 開示に対する当社の対応について

(1)
開示請求等の受付にあたって
お預かりした当社所定の開示請求等申請書等の必要書類は、対応箇所が別にあるときは、回答の為対応箇所に引継ぎます。
(2)
利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止(以下、「開示等」といいます)を行うかどうかの決定
開示請求等をいただいた場合には、当社は原則として2週間以内に開示等を行うかどうかを決定し、その旨お知らせいたします。ただし、事務処理上2週間を超える場合は、申請者に対してその旨を連絡いたします。なお、当社における開示等の対象は、電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成した情報の集合物又は一定の規則に従って整理、分類し、目次、索引、符号などを付す事によって特定の個人情報を容易に検索できるように体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報で、かつ、本人から求められる開示等の求めのすべてに応じることができる権限を有しているものとさせていただきます。
(3)
開示等の実施
当社が個人情報を開示等する旨を決定した場合は、速やかに開示等を行います。利用目的の通知、開示、削除、消去及び第三者への提供の停止請求に対する回答は書面をもって、当社からご本人の住所へ郵送により行います。
(4)
開示等しない場合の取り扱いについて
当社は、次のいずれかに該当する場合は個人情報の全部または一部において開示等に応じかねる場合がありますのであらかじめご了承願います。請求に応じかねることを決定した場合は、その旨理由を付して通知いたします。利用目的の通知、開示、削除、消去及び第三者への提供の停止請求につきましては書面をもって、当社からご本人の住所へ郵送により行います。
1.ご本人様又は代理人様の本人確認ができない場合
2.所定の申請書類に不備があった場合
3.開示等の請求の対象が「開示対象個人情報」(※)に該当しない場合
4.ご本人様又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
5.当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
6.法令に違反することとなる場合
※当社における開示対象個人情報とは電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成した情報の集合物又は一定の規則に従って整理、分類し、目次、索引、符号などを付す事によって特定の個人情報を容易に検索できるように体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報で、かつ、本人から求められる開示等の求めのすべてに応じることができる権限を有しているものとさせていただきます。ただし、以下a)〜d)のいずれかに該当する場合は開示対象個人情報には該当しません。
a)
当該個人情報の存否が明らかになることによって、本人又は第三者の生命、身体又は財産に危害が及ぶおそれのあるもの
b)
当該個人情報の存否が明らかになることによって、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれのあるもの
c)
当該個人情報の存否が明らかになることによって、国の安全が害されるおそれ、他国若しくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ又は他国若しくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれのあるもの
d)
当該個人情報の存否が明らかになることによって、犯罪の予防、鎮圧又は捜査その他の公共の安全と秩序維持に支障が及ぶおそれのあるもの
(5)
開示請求等手続に関して取得した個人情報の利用目的
開示請求等手続により当社が取得した個人情報は、当該手続のための調査、ご本人確認、及び当該開示請求等手続に対する回答に利用いたします。
(6)
開示請求等手続に関して取得した個人情報の廃棄
開示請求等手続により当社が取得した個人情報は、当社が開示、訂正、利用停止、削除を行うかどうかの決定をした日から1ヶ月後に再使用不可能な方式で廃棄いたします。